Tietosuoja Isännöinti Taloluotsi Oy:ssä 1.1.2019
Taloyhtiönne hankkii isännöintipalvelut yritykseltämme, joten käsittelemme taloyhtiön asukkaiden ja osakkaiden henkilötietoja. Tarvitsemme näitä tietoja, jotta voimme tuottaa sopimuksemme mukaista isännöintipalvelua sekä muita asumisen palveluita taloyhtiössänne.
Tästä tietosuojaselosteesta saat tarkempaa tietoa siitä, miten käsittelemme henkilötietoja eri liiketoiminnoissamme. Tietosuoja on meille tärkeää ja huomioimme sen päivittäisessä työssämme. Tietosuojaa määrittelee yrityksemme tietosuojakäytäntö.
Säilytämme henkilötietoja omassa asiakasrekisterissämme. Asiakasrekisterimme sisältää seuraavia henkilötietoja isännöimiemme taloyhtiöiden asukkaista ja osakkaista:
- osakerekisterin ylläpitoon vaaditut lakisääteiset tiedot osakkeenomistajista: nimi, osoite ja syntymäaika
- huoneistossa asuvien etu- ja sukunimet
- syntymäaika tai henkilötunnus, silloin kun ne ovat henkilön yksilöimisen takia välttämättömiä
- huoneiston ja muiden henkilön hallinnassa olevien kohteiden, kuten varastojen tai autopaikkojen tiedot
- muita yhteystietoja, esimerkiksi sähköpostiosoitteet tai puhelinnumerot
- sisäänmuutto- ja poismuuttoajankohdat
- mahdollisesti muita asiakassuhteen hoitamiseen tarvittavia tietoja
Säilytämme henkilötietoja asiakasrekisterissämme sen ajan, kun asukas/osakas asuu taloyhtiössä tai omistaa taloyhtiön osakkeita ja taloyhtiö on isännöintiyrityksemme asiakas. Tämän jälkeen säilytämme tietoja vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän tai oikeudellisten toimenpiteiden takia.
Henkilötiedot saamme pääasiassa taloyhtiön siirtyessä meille isännöitäväksi tai taloon muuton yhteydessä taloyhtiön osakkailta ja asukkailta itseltään eri viestintäkanavissa, kuten puhelimitse, postitse, sähköpostitse tai vastaavalla tavalla. Lisäksi henkilöön liitettävissä olevia tietoja kertyy taloyhtiösivuille kirjautumisen yhteydessä sekä niitä käytettäessä. Varmistaaksemme tiedon ajantasaisuuden päivitämme tietoja viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta.
Tarvitsemme osakkaan ja asukkaan henkilötietoja, jotta voimme tunnistaa asiakkaamme tämän asioidessa isännöintiyrityksessämme tai sähköisissä palveluissamme. Käytämme tietoja taloyhtiön vastike- ja vuokravalvonnassa, saatavien perinnässä, asukastiedottamisessa sekä taloyhtiölle hankittujen palvelujen järjestämisessä. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä valvottaessa isännöintiyrityksen ja taloyhtiön etua. Näiden ohella henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, joka esittää lakiin perustuvan tietopyynnöt.
Henkilötietoja luovutetaan taloyhtiönne virallisille edustajille näiden tehtävien hoitamiseksi sekä taloyhtiön mahdollisesti käyttämille palveluntarjoajille, kuten huolto- ja perintäyhtiölle. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä.
Isännöintiyrityksessämme käsiteltävät henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä ja niitä käyttävät ainoastaan isännöintiyrityksen työntekijät suojatuilla työasemillaan, joihin työntekijät pääsevät kirjautumaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan. Työntekijät, alihankkijat ja muut sopimuskumppanit pääsevät katsomaan vain työtehtäviensä kannalta tarpeellisia tietoja ja heitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Käytännössä henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla. Omien ja käsittelemiemme rekisterien tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, mutta ulkopuolisten rekisterinpitäjien palvelintila voi joskus sijaita myös EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Edellytämme myös alihankkijoiltamme, että tiedot säilytetään EU:n tai ETA:n alueella tai Euroopan unionin tietosuoja-asetuksen määrittelemissä turvallisissa maissa tai organisaatioissa. Paperiset asiakirjat säilytämme paloturvallisessa ja lukitussa tilassa.
Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvaamme kaikille rekisteröidyille voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Näitä oikeuksia ovat oikeus pyytää isännöintiyritykseltä pääsy häntä koskeviin tietoihin, oikeus pyytää häntä itseään koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä sekä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Rekisteritietojen tarkastuspyyntö tulisi antaa kolme (3) viikkoa ennen haluttua tarkastusajankohtaa.
Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voitte olla yhteydessä yrityksemme tietosuojaasioista vastaaviin henkilöihin, Virpi Vänttinen 0400 139 475 tai Teemu Tiainen 040 173 4449
Sähköpostimme ovat muotoa etunimi@taloluotsi.fi